Tietosuojaseloste

Tämä Tietosuojaseloste kertoo, kuinka Oikeustieteen ylioppilaiden yhdistys Lex ry kerää, käsittelee ja luovuttaa henkilötietoja jäsensuhteen hoitamisen, jäsenpalvelujen tarjoamisen ja verkkosivun käyttämisen yhteydessä. 1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot Oikeustieteen ylioppilaiden yhdistys Lex […]

Tämä Tietosuojaseloste kertoo, kuinka Oikeustieteen ylioppilaiden yhdistys Lex ry kerää, käsittelee ja luovuttaa henkilötietoja jäsensuhteen hoitamisen, jäsenpalvelujen tarjoamisen ja verkkosivun käyttämisen yhteydessä.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Oikeustieteen ylioppilaiden yhdistys Lex ry
Yo-talo B 101/Rehtorinpellonkatu 4 B 101, 20500 Turku

2. Yhteyshenkilö

Lex ry:n pääsihteeri (paasihteeri@lex.fi)

3. Tietojen käsittelyn käyttötarkoitus ja oikeusperuste

Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen toimintamme harjoittamista ja jäsensuhteen hoitamista varten.

Tietoja käsitellään jäsenhakemusten käsittelemiseksi, jäsenrekisterin ylläpitoon, jäsenyyksien hallinnoimiseksi, yhdistykselle kuuluvien lakisääteisten velvollisuuksien hoitamiseksi, jäsenpalveluiden tarjoamiseksi sekä muuten toiminnan järjestämiseksi ja kehittämiseksi (kuten varainhankintaan, suunnitteluun ja tilastointiin), yhdistyksen vapaaehtoistoiminnan organisoimiseksi, jäsenille toiminnasta viestimiseksi ja yhdistyksen toiminnan dokumentoimiseksi. Näihin tarkoituksiin tietoja käsitellään perustuen käsittelyn tarpeellisuuteen Lex ry:n lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseksi, yhdistyksen ja rekisteröidyn välisen jäsensuhteen (sopimus) täytäntöönpanemiseksi, ja yhdistyksen oikeutettuun etuun järjestää jäsenilleen toimintaa ja toteuttaa yhdistyksen tarkoitusta yhdistyskokouksen päätösten mukaisesti.

Lisäksi tietoja käsitellään sähköpostilistan ylläpitoon yleisesti yhdistyksestä ja tapahtumista viestimiseksi, sekä tapahtumien järjestämiseksi. Tällaisiin tarkoituksiin tietoja käsitellään Lex ry:lle yhdistyksenä ja tapahtumanjärjestäjänä syntyvään oikeutettuun etuun viestiä toiminnastaan ja tapahtumistaan relevantille kohderyhmälle, sekä käsittelyn tarpeellisuuteen tapahtumailmoittautumisen perusteella syntyvän sopimuksen täytäntöönpanemiseksi.

Lisäksi tietoja käsitellään Lex ry:n ja yhteistyökumppaneiden lukuun tapahtuvaa suoramarkkinointia varten.  Tällaisen käsittelyn perusteena on henkilön aiempaan tapahtumaosallistumiseen, aiempaan jäsenyyteen tai muuhun vastaavaan liityntään perustuva Lex ry:n tai yhteistyökumppanin oikeutettu etu, taikka henkilön suostumus.

4. Käsiteltävät tiedot

Lex ry kerää seuraavia tietoja:

1) Jäsentiedot (nimi, yhteystiedot ja henkilötunnus)

2) Tapahtumiin osallistumiseksi annetut tiedot (esim. nimi, yhteystiedot ja tiedot allergioista)

3) Muut toimintaan osallistumiseksi annetut tiedot tai toimintaan osallistumisesta johtuvat tiedot (esim. tiedot opiskelijaedustajista, sähköpostit ja muu viestintä, kuvat galleriassa)

4) Käyttäjätunnukset nettisivuille

5) Verkkosivujen selailutiedot ja evästeet

5. Henkilötietojen säilytysaika

Jäsentietoja säilytetään jäsenyyden keston ajan sekä enintään lain tai toiminnan tarpeen määräämän ajan (esim. kirjanpitovelvoitteet) jäsenyyden päättymisen jälkeen.

Tapahtumiin osallistumiseksi annettuja tietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeellista tapahtuman toteuttamisen kannalta tai toiminnan tarpeen määräämän ajan sen jälkeen.

Käyttäjätunnukset nettisivuille säilytetään jäsenyyden keston ajan.

Yhdistyksen nettisivuilla olevassa suljetussa kuvagalleriassa kuvia säilytetään 3 vuotta niiden julkaisemisesta.

Suostumuksen perusteella käsiteltäviä tietoja säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.

Lex ry arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettavan lainsäädännön vaatimuksen huomioiden sekä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Talletettavat tiedot saadaan pääsääntöisesti henkilöltä itseltään hänen rekisteröityessään Lex ry:n jäseneksi tai osallistuessaan Lex ry:n toimintaan.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tietoja luovutetaan Lakimiesliitolle henkilön halutessa liittyä Lakimiesliittoon yhdistyksen kautta (lisätietoja Lakimiesliiton jäsenrekisteristä täällä)

Tietoja luovutetaan tarvittaessa Lex ry:n yhteistyötahoille kuten yhdistyksen toiminnan mahdollistamiseksi. Lex ry:n pääsääntöisiä yhteistyötahoja ovat Lakimiesliitto, Turun yliopisto, sekä Turun yliopiston ylioppilaskunta ja sen opiskelijajärjestöt.

Tietoja voidaan lisäksi luovuttaa seuraaville palveluntarjoajille: tapahtumien järjestäjät, Lyyti, Kide app, Sivututka Oy ja Mekanismi Oy.

Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai toiminnan ulkopuolisille kolmansille tahoille.

8. Tietojen julkisuus

Yhdistyksen internetsivuilla voidaan julkaista tietoa yhdistyksen jäsenen suostumuksella.

Tapahtumissa otettuja kuvia julkaistaan yhdistyksen suljetussa kuvagalleriassa, jossa kuvat ovat kenen tahansa jäsenen saatavilla. Kaikki tapahtumissa otetut kuvat ovat myös saatavilla toimistolla.

9. Tietojen suojaus

Yhdistyksen hallussa olevat tiedot ovat lain tai toiminnan tarpeen määräämän ajan asianmukaisesti säilytettyinä yhdistyksen toimistolla tai tallennettuna yhdistyksen käyttämissä tietojärjestelmissä, jotka ovat suojattuja suojausohjelmistojen avulla.

Yhdistyksen hallussa oleviin tietoihin pääsevät ja niitä̈ ovat oikeutettuja käyttämään vain toiminnan kannalta tarpeelliset ja ennalta määrätyt yhdistyksen toimijat.

10. Rekisteröidyn oikeudet

10.1 Tarkastusoikeus

Yhdistyksen jäsenellä on oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää̈, mitä̈ häntä̈ koskevia tietoja yhdistyksellä hänestä on tallennettuna ja saada pääsy häntä koskeviin tietoihin. Tarkastusoikeuden käyttämisestä̈ voi tehdä̈ kirjallisen pyynnön yhdistykselle osoitteeseen: paasihteeri@lex.fi.

10.2 Oikeus vaatia tiedon korjaamista, poistamista ja käsittelyn rajoittamista

Yhdistyksen jäsenellä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista.

Yhdistyksen jäsenellä on oikeus vaatia hänestä kerättyjen tietojen poistamista tai tietojen käsittelyn rajoittamista sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti

Rekisterinpitäjän on toteutettava pyyntö ilman aiheetonta viivytystä, mikäli rekisteri sisältää käsittelyn kannalta vääriä, tarpeettomia, riittämättömiä tai vanhentuneita tietoja. 

Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

Pyynnön tietojen korjaamisesta, poistamisesta tai käsittelyn rajoittamisesta voi tehdä̈ kirjallisesti yhdistykselle osoitteeseen: paasihteeri@lex.fi.

10.3 Oikeus perua suostumus tietojenkäsittelyyn

Yhdistyksen jäsenellä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus tai vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen tekemällä kirjallisen ilmoituksen osoitteeseen paasihteeri@lex.fi.

Yhdistyksen jäsenen antama suostumus katsotaan peruutetuksi myös, kun jäsenyys yhdistyksessä päättyy jäsenen valmistumiseen tai menehtymiseen.

10.4 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle hänen tietojensa käsittelystä, mikäli hän on tyytymätön tietojensa käsittelyyn. Suomessa valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu (www.tietosuoja.fi).

11. Selosteen muuttaminen

Lex ry:llä on oikeus muuttaa tätä selostetta. Nykyinen seloste on päivitetty [lisää päivämäärä].

Sivuston tietosuojalauseke

Tällä nettisivustolla käytetään Google Analytics –seurantajärjestelmää, joka hyödyntää evästeitä ja muita verkkojäljitteitä. Kyseinen järjestelmä kerää anonyymiä tietoa käyttäjistä. Tietoa käytämme palvelumme kehittämiseen. Lisätietoja järjestelmästä̈ löydät osoitteesta: www.google.fi/analytics/.


 [HS1]Tehdäänkö tosiasiallisesti varsinaista suoramarkkinointia? Jos kyllä, tulisi olla vastaanottajien suostumus, ellei laissa sähköisen viestinnän palveluista, 200§, määrätty poikkeus sovellu.

TSV on katsonut, että yhdistysviestintä ei automaattisesti ole suoramarkkinointia, vaikka siihen sisältyisikin sponsoreiden mainoksia.

Ks. https://tietosuoja.fi/documents/6927448/10594424/Henkil%C3%B6tietojen+k%C3%A4sittely+yhdistystoiminnassa/3f0e1e72-ec39-a103-4de9-df5a730ed226/Henkil%C3%B6tietojen+k%C3%A4sittely+yhdistystoiminnassa.pdf?t=1620635100143

 [HS2]Mikäli henkilötunnuksen käsitteleminen ei ole välttämätöntä, suositellaan jättämään keräämättä ja tunnistamaan jäsenet esimerkiksi syntymäajan ja osoitteen perusteella, sillä TSV on katsonut, että henkilötunnuksen käyttäminen jäsentiedoissa on harvoin perusteltua yhdistystoiminnassa.

ks. lisää täällä https://tietosuoja.fi/documents/6927448/10594424/Henkil%C3%B6tietojen+k%C3%A4sittely+yhdistystoiminnassa/3f0e1e72-ec39-a103-4de9-df5a730ed226/Henkil%C3%B6tietojen+k%C3%A4sittely+yhdistystoiminnassa.pdf?t=1620635100143

 [HS3]Mihin tarkoituksiin evästetietoja ja verkkosivuilta kerättyjä muita tietoja käsitellään? Onko yhdistyksellä evästepolitiikkaa (muu kuin tämän selosteen lopussa oleva)?

 [HS4]Ehdotus (opiskelijoiden aktiivivuosien kannalta relevantti aika). Kaikkia kuvia ei tulisi pitää saatavilla rajattomasti, vaikka kyseessä on suljettu galleria (vrt. kuvat vanhoista hallituksista – bilekuvat).

 [HS5]Käsittelevätkö nämä tahot tietoja Lexin puolesta ja lukuun, omiin tarkoituksiinsa vai molempiin?

 [HS6]Tällainen käsittely edellyttää suostumusta (cookie consent). Lisäksi suosittelemme harkitsemaan GA:sta luopumista, mikäli mahdollista, ks. lisää TSV:n sivuilla: https://tietosuoja.fi/-/euroopan-tietosuojaviranomaiset-ovat-todenneet-google-analyticsin-kayton-verkkosivuilla-tietosuojalainsaadannon-vastaiseksi